Proceso Planeación de la demanda e Inventarios

Cómo alcanzar un proceso de excelencia
en Planeación de Ventas y Operaciones:

El proceso de planeación de ventas y operaciones (PVO en español o S&OP en Inglés Sales and Operation Planning), es un proceso que en todas las compañías se realiza de una o de otra manera, la clave está en desarrollarlo de una manera EXCELENTE, con categoría mundial; he ahí el difícil reto.

El proceso de planeación de las ventas y las operaciones comienza con una planeación de la demanda y termina con unos planes aprobados de operaciones: Planes de ventas, planes de distribución, planes de producción y planes de compra. Todos esos planes son la guía para el resto de la compañía de cómo prepararse para lo que viene y son el marco de gobierno de la ejecución. Una compañía de clase A en este proceso es una compañía que no sólo planea muy bien, también ejecuta muy bien, es decir, cumple sus planes.

Los gerentes generales de compañías de categoría mundial que tienen implementados procesos de PVO de categoría mundial (Clase A), son personas que realmente sienten que tienen el timón de su negocio en sus manos, este proceso les permite tomar decisiones en el corto y mediano plazo, siempre observando el largo plazo y con la seguridad de que no se desviarán de su camino

Es normal encontrar en empresas manufactureras todo el poder concentrado en la producción y en empresas comerciales el poder concentrado en las áreas comerciales y de mercadeo; sin embargo, con este proceso el único poder que permanece y se fortalece es el poder del cliente, el resto de poderes se balancean.

Este proceso no termina en la planeación, se tiene que conectar con la ejecución a través del ERP del que se disponga, garantizando que lo que se decidió en la planeación sea la real ejecución; si esto no se logra se habrá perdido el esfuerzo de planear y lo que tendremos serán planes muy buenos y una ejecución que no tiene nada que ver con la meta que se quiere lograr

En este aspecto se debe ser muy cuidadoso, por que el hecho de que se “corran” los procesos de MPS, MRP, DRP no garantiza que los procesos de planeación estén conectados con la ejecución. Debemos garantizar que toda la compañía use un solo juego de números.


Cómo alcanzar un proceso de excelencia
en Planeación de Ventas y Operaciones:


Como se puede observar, los cambios a los que se ven enfrentadas las compañías que asumen este reto de ser Clase A o de categoría mundial en la planeación de sus ventas y operaciones, son cambios drásticos de comportamiento, herramientas, procesos, estructura e inclusive cambios culturales; pero todo el esfuerzo se compensa con los beneficios obtenidos:


-Optimización del capital de trabajo mediante el uso racional de los
inventarios.
-Control de los costos mediante la efectiva programación de –
producción según los planes de la demanda.
-Visión de mediano plazo de las proyecciones financieras que
permiten la formulación de escenarios alternativos con tiempo
suficiente para corregir las desviaciones frente a los compromisos
con los clientes y los stake holders.
- Cumplimiento del nivel de servicio ofrecido a los clientes.
-Y beneficios adicionales como trabajo en equipo y compromiso con
las metas.

En términos generales el proceso de planeación de las ventas y las operaciones es un proceso que las compañías de categoría mundial deben tener implementado y ser excelentes para poder controlar todas las operaciones de una manera sencilla pero efectiva, además de ser un proceso donde se empodere todo el equipo de trabajo y se logren metas que de otra manera serían más difíciles de lograr. La clave está en el Balance

Políticas a Tener en Cuenta:


Largo Plazo:

Se debe definir el horizonte de tiempo que queremos estudiar en años.

a. Tendencias de mercado.
b. Introducción de nuevos productos/promociones.
c. Estrategias de precios.
d. Estrategia de canales / SKU
e. Márgenes de contribución.
f. Capacidad de Abastecimiento.g. Inversiones

Mediano Plazo:

1. Tendencias de mercado.
2. Ajustes a Introducción de nuevos
productos/promociones.
3. Ajustes Estrategias de precios.
4. Ajuste Estrategia de canales / SKU
5. Márgenes de contribución.
6. Ajustes Capacidad de Abastecimiento.
7. Inversiones.

Corto Plazo:

a. Tendencias de mercado.
b. Ajustes Introducción de nuevos
productos/promociones.
a. Ajustes Estrategias de precios.
b. Ajustes Estrategia de canales / SKU
c. Márgenes de contribución.
d. Ajustes Abastecimiento

Familia:
Se deben crear familias de productos que ayuden a tener pronósticos claros.

Inventarios:

·Tipos de inventarios:

-Materia Prima
- Material de empaque
- Químicos
- Repuestos y suministros
- Productos en proceso o semielaborados
- Productos en terceros Productos terminados

Stock = Capital Inmovilizado

Funciones y clasificación ABC de Inventarios:

·Función de los inventarios:

-Ayudar a la independencia de operaciones (Continuidad de las
variaciones de demanda)
- Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento
- Determinar la óptima secuencia de operaciones
- Uso óptimo de la capacidad productiva o capacidad en terceros

·Importancia de la clasificación ABC:

- El manejo de inventario involucra el uso de recursos como el personal y dinero.
- Recursos limitados y al gran número de inventarios à Centrarse en los más importantes

·Cómo medir la importancia?

Dos aspectos importantes:
Costo
Volumen
- Volumen monetario
- Expresarlo como porcentaje del volumen monetario del inventario total

Clasificación ABC:

A - Alto volumen monetario
B - Volumen monetario Medio
C - Bajo Volumen monetario

En el ERP se encuentra para cada material esta clasificación que repercute en los almacenes WM (Warehouse Management) de la cadena.
Esta clasificación ABC se encuentra para el cliente como para los costos.

Funciones y clasificación ABC de Inventarios:

·Exactitud en el control

Según APICS los niveles de exactitud para el control de inventarios son aproximadamente:

Artículo A mas o menos 0,2%
Artículo B mas o menos 1,0%
Articulo C mas o menos 5,0%

Necesidad del control de inventarios:


·Control de inventarios:

Sistema de obtención, suministro y almacenamiento de
materiales, de manera tal de lograr un abastecimiento
eficiente en cantidad y tiempo, de acuerdo con las
necesidades de producción, y haciéndolo al menor costo
posible.

·Objetivos de la gestión de inventarios:

Lograr la producción o venta prefijada, con el mínimo de
inversión (en capitales inmovilizados) en materiales, y el
mínimo monto empleado en tramite de completar la
recepción.

Necesidad del control de inventarios:

·Ventajas:

- Disponibilidad de artículos siempre que se los
necesite.

- Costos menores de adquisición, no sólo por
hacerlo en cantidad, sino también por los
gastos indirectos que ocasiona el acto de
comprar.


Categorización VMI, CPFR:

El VMI (gestión de los inventarios del distribuidor por parte del fabricante) y el CPFR (planificación colaborativa de las previsiones y reposiciones) son dos modalidades de gestión del stock del distribuidor por parte de la empresa fabricante.

Respecto a al gestión tradicional, se traspasa la responsabilidad de la reposición a los centros productores, de común acuerdo con los centros de distribución, con el único objetivo de poder mejorar el flujo de producto y de información a lo largo de la cadena de suministro.

Que beneficios aporta?

Incremento de la rotación de los stocks, de los niveles totales de inventario y de las roturas, el fabricante tiene una mejor capacidad de previsión a nivel artículo, controla de manera más precisa los lanzamientos de nuevos productos, los cuellos de botella en los aprovisionamientos a los diferentes distribuidores, las roturas en el canal.

Incremento en el nivel de servicio tanto por parte del cliente final como por parte del distribuidor, que pasa a disponer de un inventario mejor dimensionado.


Indicadores de Inventarios y La Gestión de SCM

Para mantener comunicada y balanceada la cadena de suministro debemos tener gestión e indicadores de cada uno de los componentes de ella:

- Indicadores de utilización, rendimiento y productividad
- Indicadores de costos operativos y financieros
- Indicadores de cumplimiento (tiempo)
- Indicadores de calidad de los procesos logísticos
- Indicadores de productividad y rendimiento
- Indicadores de compras, inventarios, almacenamiento
- Indicadores de transporte de carga y distribución
- Indicadores de servicio al cliente y logistica inversa

Esta gestión e indicadores nos van a permitir:

-El análisis del balance score card (BSC) en nuestra cadena de abastecimiento
- El impacto de los Indicadores den los resultados organizacionales

- Productividad, competitividad y mejoramiento continuo
- Gerencia de la cadena de valor


La real competencia no es compañía contra compañía o producto contra producto sino cadena de suministro contra cadena de suministro

Mauricio Urrea Ospina.